case | ユーザーの声から生まれた電子契約サービス

GUEST PROFILE
植木敦基 atsumoto ueki
株式会社Function

今年8年目を迎えたベンチャー企業である株式会社Functionは、去年6月に電子契約サービス「Digital Sign」を導入していただきました。更なる事業拡大に向け、今どんな事に取り組んでいるのか、そして「Digital Sign」を通して叶えたい事についてお話を伺いました。

紙の壁を越えてー電子契約システムの導入と課題

—どのような経緯で導入を決められたのでしょうか？

従来の紙ベースの契約業務ではいくつかの課題がありました。特に郵送の手間や締結までの時間、書類の保管が煩雑になることが大きな問題でした。さらに、契約業務を担当する人数が少ないため、社内浸透が難しかったです。

—具体的にはどのような課題があったのでしょうか？

大きな課題は以下の3つでした。

郵送の手間と締結までの時間：契約書を郵送してから締結までに3週間以上かかることがあり、業務の遅延が発生していました。
書類の保管の煩雑さ：契約業務を一人で担当していたため、大量の書類を管理するのに手間がかかり、必要な書類を探すのに時間がかかることもありました。
導入の時間が取れない：従事している人数が少なく、新しいシステムの導入に時間を割くことが難しかったため、トレーニングや準備にかかる時間が確保できませんでした。

DXで業務効率化を実現ーDigital Signがもたらす効果

—電子契約システムのDigital Signを導入したと伺いましたが、具体的にどのような効果がありましたか？

はい、Digital Signの導入により大きな効果を得ることができました。まず、契約書をメールで送信できるようになったので、郵送にかかる時間が完全になくなり、最短300秒で契約を締結できるようになりました。この変化は業務のスピードアップに大きく貢献しました。

—それは素晴らしいですね。進行中の契約書の管理にも変化があったのでしょうか？

はい、進行中の契約書のステータスをリアルタイムで確認できるようになったため、経過時間や開封状況が一目でわかるようになりました。これにより、対応がスムーズになり、契約締結までのフォローアップも容易になりました。

—使いやすさについてはいかがですか？

Digital Signの慣れたUIのおかげで、初月からスムーズに利用を開始することができました。操作が簡単なため、法務担当者だけでなく他の社員もすぐにシステムを使いこなせるようになり、迅速に社内展開が進みました。

—紙と電子の書類管理についても教えてください。

はい、Digital Signを使用することで、紙の書類も電子書類も一元的に管理できるようになりました。これにより、書類の集約が可能となり、法務業務を一人でも問題なく行えるようになりました。

—全体として、Digital Signの導入によりどのようなメリットが得られたと感じていますか？

業務のスピードアップ、スムーズな契約書管理、使いやすさによる社内展開の迅速化、そして書類の一元管理といった多くのメリットを得ることができました。これにより、法務業務の効率化が大きく進みました。

未来への一歩―電子契約導入の成功ストーリー

—Digital Signの導入によって大きな効果を得られたとのことですが、今後の展望についてお聞かせいただけますか？

はい、今後は請求書の電子化にもDigital Signを活用していきたいと考えています。また、請求書や雇用契約の分野にも導入する計画です。特に請求書の電子化を進めることで、さらなる業務効率化を図りたいです。雇用契約に関しては、すでに一部で進めているところです。人材系の分野では有職者を多く抱えているため、雇用系の電子契約は引き続き進めていく予定です。

最後に一言

—ありがとうございました。今後の展開が楽しみです。Digital Signの導入によって、貴社の業務効率化がさらに進むことを期待しています。

こちらこそ、ありがとうございました。他の企業が電子契約導入による効果を最大限に活かし、スムーズな業務運営を実現できることを願っています。何かお手伝いできることがあれば、いつでもお気軽にご相談ください。

GUEST PROFILE
代一輝 Ikki Dai
株式会社ウルトラ

紙からデジタルへ―印刷業界の課題を解決する電子契約の力

—具体的な課題としてはどのような点が挙げられますか？

当社では、印刷業を中心としたサービスを提供しており、より効率的な業務運営と顧客サービスの向上を目指していました。しかし、契約管理や締結のスピード、郵送手続きの手間など、いくつかの課題がありました。
まずは管理と締結のスピードです。従来の手続きでは、書類の郵送や直接の面談などに時間がかかり、遅延や取りこぼしが発生することもありました。また、手続き自体も煩雑で手間がかかっていました。

—電子契約導入によってどのような効果を実感されましたか？

電子契約の導入により、管理や締結のスピードが大幅に向上しました。書類の送付や署名手続きがオンラインで完結できるため、業務プロセスが効率化されました。また、郵送手続きの手間も削減でき、さらに、電子契約の利用により、取りこぼしや手間を減らすことができました。過去に紙ベースの契約手続きでは見落としやエラーが生じることもありましたが、電子契約では必要な項目を漏れなく入力し、正確な契約書を作成できます。これにより、信頼性の向上とエラーの軽減が図れました。

スムーズな業務と効率向上―電子契約が社内に浸透し、成果を生む！

—電子契約導入に関して、社内での浸透や理解の促進にはどのような取り組みが行われましたか？

社内浸透の難しさや新しいシステムの導入の困難さに直面しましたが、適切な対策を講じました。まず、電子契約のメリットや使い方についてチームに説明を行い、関係者の理解を深める努力をしました。また、導入後はデジタルサインのサポートを最大限活用することで、社内の利用意欲を高めることができました。

—電子契約導入によって得られた効果や今後の展望について教えていただけますか？

デジタルサインチームの導入支援により、オンボーディングのスピードが早まりました。
それによりトレーニングや体制作り無しでも、新入社員や関係者が円滑にシステムを操作でき、効果的な活用を促進しています。社外でも、シンプルかつ直感的なUIによりお客様に「トリセツ」を読んでいただかなくても最短で効果的に使っていただいています。
また入力箇所の多い契約書などでも作業が容易になり、効率性の向上が実感されています。
今後は、他の部署でも電子契約を活用したいと考えています。ただし、契約書の形態が異なる場合もあるため、柔軟な対応が求められます。さらに、人事担当者の退職に伴い、一旦は導入を保留していますが、将来的に再検討する予定です。

未来への一歩―電子契約導入の成功ストーリー

—株式会社ウルトラプリントサービスの電子契約導入の成功の秘訣は何でしょうか？

次のポイントに注意して取り組むことが良かった点だと考えています。
1つ目は、サービスのサポート体制が整っているかどうかが重要です。時間が取れず、社内でシステムの使い方や操作方法に関する研修やトレーニングを実施することが難しい企業も多いと思います。導入前後も問い合わせやトラブルに迅速かつ適切に対応してもらえるサポートが整っていれば、導入への一歩目も踏み出しやすくなると思います。
もう１つは、電子契約導入の効果を定量的・定性的に評価し、改善点を把握することも重要です。導入後の効果をしっかりとモニタリングし、利用者の声やフィードバックを収集してシステムやプロセスの改善に活かしていくのが良いと思います。

最後に一言

—株式会社ウルトラプリントサービスの電子契約導入は、多くの企業にとって参考になる事例となりそうですね。今回のインタビューにご協力いただき、ありがとうございました。

GUEST PROFILE
近藤光 Hikaru Kondo
株式会社C-mind代表取締役COO/ 新潟県生まれ。
人材系ベンチャーに参画後、2011年3月に株式会社C-mindを共同創業。
2019年に株式会社C-mindの代表取締役に就任。事業を統括し、“世の中をフラットに” をというコーポレートミッション実現のため、『人×テクノロジー』の力で世の中の情報格差をなくす取り組みを行う。

C-mindの挑戦と未来への躍進

—どのような事業やサービスを行っているのでしょうか？

ここ5年程でIT事業やWEBマーケティングに力を入れ始めたんですが、それまでは営業1本の会社でした。”中小企業に対するコストの最適化” や“DX推進” を叶えるために、12年目もずっと「世の中を、フラットに。」というミッションに基づいた取り組みをしています。
サービス事業は、C-mind が最初に立ち上げたサービスの「スリホ」という定額制レンタルプリンターサービスや、今年から大型複合機の定額制で利用できるサービス「メガスリホ」、オフィスにある約70品目の中間コスト・間接コスト、全ての交渉を代行するサービス「ミナオシ」などが挙げられます。

—今C-mindが課題としている点はありますか？

フロントオフィスの強化も勿論大事かと思うんですが、着目されにくいバックオフィスのDXが非常に重要だと考えています。必然的に、これからの事業拡大や新事業開発に向けて、システム管理能力を高めるバックオフィス、特に情シスの価値は上がっていくと思っています。
それに伴い、システムのデジタルシフトやそのマインドチェンジが必要不可欠になっていきますし、バックオフィスの生産性向上も重要視しています。

—今年、そしてこれからの3年後、5年後と、今後どういう展望や取り組みを考えていますか？

今後も、弊社のミッションである「世の中をフラットに」をもとに、様々な格差を無くしていけるようなサービス展開をしていきたいと考えています。そのためにまずは資本力を高めて、2023年度には年商100億を目指しています。しっかり利益を残していきながら新しいサービスの展開をしていきたいですね。そのうちの1つが、昨年、ローンチした電子契約サービス「Digital Sign」です。「スリホ」や「Digital Sign」などのサービスを核にし、今後は売上を上げつつもSaaSサービスやDX事業を積極的に展開させていきたいですね。

事業拡大におけるDX ―経費削減、内部統制、業務効率化

—先程課題点や展望についてお聞きしましたが、これからC-mindが事業拡大を目指すにあたって、どのような課題点があるでしょうか？

前の質問でも答えたんですが、これから事業拡大や新事業開発を図る上で、今のC-mindの課題はバックオフィスのDXだと考えています。具体的には経費をより削減していく事、内側の組織体制を整えて内部統制を強化していく事、そして更に業務効率化を進めていく事、バックオフィスのDXを進めていく中で、この3点を改善していきたいですね。

—ではその3点に関して、それぞれどんな取り組みが必要となるとお考えでしょうか？

経費削減として取り組むべき事としては、コストの見える化を徹底する事が重要となるかと思います。実際にうちは、社内で経費削減プロジェクトチームを作り、物品代や通信費などを全てリストにし、施策を立てて削減対策をしています。また自社の基幹システムを駆使し、資産情報(物件、備品、保険、アカウントなど)や従業員情報の一括管理、稟議申請など、様々な場面においてクラウド上での管理や申請が出来るような仕組み作りをしています。

内部統制の面で言うと、組織のフローを見える化し、無駄を省く事で組織体制を整える事が重要になると考えています。例えば業務用アプリを使い、顧客情報・代理店情報の管理から、対応履歴管理、商材管理、発送管理、請求・支払といったバックオフィスに必要な情報を常に網羅出来る環境を整えています。

業務効率化の面だと、社内環境をシステム化させるための社員教育やマインドシフトが必要だと考えています。例えば営業部の日報や報告書はSFAツールのような形で管理していますが、どんなにシステム化をしても使いこなせるスキルが重要です。だからこそ新たな取り組みへシフトするには、マインドセット・ナレッジ共有が大事だと思っています。あとはシステム化の準備が不足しているので、人員の補強や保守運用する環境を強化しているところです。そこをクリアしていけば、更にスピーディーに新たな取り組みへチャレンジ出来るかと考えています。

この3点は、C-mind自体も勿論、どの企業においても共通して常に抱えている課題かと思います。そんなバックオフィスのDXを叶えようと想い、立ち上げたのが電子契約サービス「Digital Sign」なんです。

バックオフィスのDXを超えて、未来への契約革命

—電子契約サービスであるにも関わらず、バックオフィスのDXも進められるんですね。そんな「Digital Sign」とはどのような電子契約サービスなのでしょうか？そして、具体的にはどのような機能でバックオフィスのDXを叶えられるのでしょうか？

基本的な電子署名の機能をはじめ、「Digital Sign」は初めて電子契約サービスを利用される方でも、以前違うサービスを利用されていた方でも、誰もが直感的に使いやすいUIデザインとなっています。専門の弁護士が1から監修しているため、安全性も高いです。またデジタルIDアプリ「xID」と連携をしていて、マイナンバーカードを利用した管理機能も利用出来ます。

これまで、電子で契約締結ができるというサービスは世の中に沢山出てきました。そこに加え、契約書の管理機能を追加すると更に料金が加算されるサービスは多い中、「Diigital Sign」は全ての機能がついている上で一律の金額なんです。紙での契約も電子での契約も、全て1つのプラットフォームで管理が可能です。ここが「Digital Sign」の大きな特徴かと思います。雇用契約書や社内の稟議書などを紙で管理している企業は多いかと思いますが、「Digital Sign」は非常に安価で利用出来ますので、これを機にどんどん活用していってほしいですね。

誰がどの契約書を担当しているかが見えますし、マイナンバーを登録すれば契約時に必要なマイナンバーカード登録などを省いて、ボタン1つで契約書が作成出来ます。法務だけでなく、人事や総務など、色々な社員にとってのDXにも繋がるかと思っています。

紙文化と共にデジタルシフトしていく世の中を融合させ、部署の垣根を超えて社員全員にとってのDXへ繋げていけば、働く上での幸せを、それぞれの形でひとりひとりが見出せるんじゃないかと僕は考えています。デジタル化へのシフトに伴い、否定でなく周りを受け入れる心、新しい環境や意見を受け入れていく事を、これからも大事にしていきたい、そう思います。C-mindが更に拡大していく中で、多様化を受け入れながら「Digital Sign」を皮切りに、今後もバックオフィスのDXを叶えていけるような取り組みをしていきたいですね。

最後に一言

—株式会社C-mindの電子契約の展開は、事業成長と大きく関わりがあるものなのですね。今回のインタビューにご協力いただき、ありがとうございました。

ありがとうございました。今回は契約にフォーカスして話をしておりましたが、いろんな企業様のケースを考えると社内の稟議書みたいなものも重要な要素になると思います。これからC-mind社内でも様々なハンコ業務に対して「Digital Sign」を使い倒すことで、より実用的な情報を蓄積できると思っているので、また共有の機会があれば嬉しいです。