[株式会社ウルトラ様]手間だった契約業務が楽になった！3回触ったら使いこなせるUIが魅力です！

GUEST PROFILE
代一輝 Ikki Dai
株式会社ウルトラ

紙からデジタルへ―印刷業界の課題を解決する電子契約の力

—具体的な課題としてはどのような点が挙げられますか？

当社では、印刷業を中心としたサービスを提供しており、より効率的な業務運営と顧客サービスの向上を目指していました。しかし、契約管理や締結のスピード、郵送手続きの手間など、いくつかの課題がありました。
まずは管理と締結のスピードです。従来の手続きでは、書類の郵送や直接の面談などに時間がかかり、遅延や取りこぼしが発生することもありました。また、手続き自体も煩雑で手間がかかっていました。

—電子契約導入によってどのような効果を実感されましたか？

電子契約の導入により、管理や締結のスピードが大幅に向上しました。書類の送付や署名手続きがオンラインで完結できるため、業務プロセスが効率化されました。また、郵送手続きの手間も削減でき、さらに、電子契約の利用により、取りこぼしや手間を減らすことができました。過去に紙ベースの契約手続きでは見落としやエラーが生じることもありましたが、電子契約では必要な項目を漏れなく入力し、正確な契約書を作成できます。これにより、信頼性の向上とエラーの軽減が図れました。

スムーズな業務と効率向上―電子契約が社内に浸透し、成果を生む！

—電子契約導入に関して、社内での浸透や理解の促進にはどのような取り組みが行われましたか？

社内浸透の難しさや新しいシステムの導入の困難さに直面しましたが、適切な対策を講じました。まず、電子契約のメリットや使い方についてチームに説明を行い、関係者の理解を深める努力をしました。また、導入後はデジタルサインのサポートを最大限活用することで、社内の利用意欲を高めることができました。

—電子契約導入によって得られた効果や今後の展望について教えていただけますか？

デジタルサインチームの導入支援により、オンボーディングのスピードが早まりました。
それによりトレーニングや体制作り無しでも、新入社員や関係者が円滑にシステムを操作でき、効果的な活用を促進しています。社外でも、シンプルかつ直感的なUIによりお客様に「トリセツ」を読んでいただかなくても最短で効果的に使っていただいています。
また入力箇所の多い契約書などでも作業が容易になり、効率性の向上が実感されています。
今後は、他の部署でも電子契約を活用したいと考えています。ただし、契約書の形態が異なる場合もあるため、柔軟な対応が求められます。さらに、人事担当者の退職に伴い、一旦は導入を保留していますが、将来的に再検討する予定です。

未来への一歩―電子契約導入の成功ストーリー

—株式会社ウルトラプリントサービスの電子契約導入の成功の秘訣は何でしょうか？

次のポイントに注意して取り組むことが良かった点だと考えています。
1つ目は、サービスのサポート体制が整っているかどうかが重要です。時間が取れず、社内でシステムの使い方や操作方法に関する研修やトレーニングを実施することが難しい企業も多いと思います。導入前後も問い合わせやトラブルに迅速かつ適切に対応してもらえるサポートが整っていれば、導入への一歩目も踏み出しやすくなると思います。
もう１つは、電子契約導入の効果を定量的・定性的に評価し、改善点を把握することも重要です。導入後の効果をしっかりとモニタリングし、利用者の声やフィードバックを収集してシステムやプロセスの改善に活かしていくのが良いと思います。

最後に一言

—株式会社ウルトラプリントサービスの電子契約導入は、多くの企業にとって参考になる事例となりそうですね。今回のインタビューにご協力いただき、ありがとうございました。

こちらこそ、ありがとうございました。他の企業が電子契約導入による効果を最大限に活かし、スムーズな業務運営を実現できることを願っています。何かお手伝いできることがあれば、いつでもお気軽にご相談ください。