[株式会社Function]業務委託契約をペーパーレス化。「一人法務」が取り組んだDigital Signによる業務効率化。

GUEST PROFILE
植木 敦基 atsumoto ueki
株式会社Function

今年8年目を迎えたベンチャー企業である株式会社Functionは、去年6月に電子契約サービス「Digital Sign」を導入していただきました。更なる事業拡大に向け、今どんな事に取り組んでいるのか、そして「Digital Sign」を通して叶えたい事についてお話を伺いました。

紙の壁を越えてー電子契約システムの導入と課題

—どのような経緯で導入を決められたのでしょうか？

従来の紙ベースの契約業務ではいくつかの課題がありました。特に郵送の手間や締結までの時間、書類の保管が煩雑になることが大きな問題でした。さらに、契約業務を担当する人数が少ないため、社内浸透が難しかったです。

—具体的にはどのような課題があったのでしょうか？

大きな課題は以下の3つでした。

1. 郵送の手間と締結までの時間：契約書を郵送してから締結までに3週間以上かかることがあり、業務の遅延が発生していました。
2. 書類の保管の煩雑さ：契約業務を一人で担当していたため、大量の書類を管理するのに手間がかかり、必要な書類を探すのに時間がかかることもありました。
3. 導入の時間が取れない：従事している人数が少なく、新しいシステムの導入に時間を割くことが難しかったため、トレーニングや準備にかかる時間が確保できませんでした。

DXで業務効率化を実現ーDigital Signがもたらす効果

—電子契約システムのDigital Signを導入したと伺いましたが、具体的にどのような効果がありましたか？

はい、Digital Signの導入により大きな効果を得ることができました。まず、契約書をメールで送信できるようになったので、郵送にかかる時間が完全になくなり、最短300秒で契約を締結できるようになりました。この変化は業務のスピードアップに大きく貢献しました。

—それは素晴らしいですね。進行中の契約書の管理にも変化があったのでしょうか？

はい、進行中の契約書のステータスをリアルタイムで確認できるようになったため、経過時間や開封状況が一目でわかるようになりました。これにより、対応がスムーズになり、契約締結までのフォローアップも容易になりました。

—使いやすさについてはいかがですか？

Digital Signの慣れたUIのおかげで、初月からスムーズに利用を開始することができました。操作が簡単なため、法務担当者だけでなく他の社員もすぐにシステムを使いこなせるようになり、迅速に社内展開が進みました。

—紙と電子の書類管理についても教えてください。

はい、Digital Signを使用することで、紙の書類も電子書類も一元的に管理できるようになりました。これにより、書類の集約が可能となり、法務業務を一人でも問題なく行えるようになりました。

—全体として、Digital Signの導入によりどのようなメリットが得られたと感じていますか？

業務のスピードアップ、スムーズな契約書管理、使いやすさによる社内展開の迅速化、そして書類の一元管理といった多くのメリットを得ることができました。これにより、法務業務の効率化が大きく進みました。

未来への一歩―電子契約導入の成功ストーリー

—Digital Signの導入によって大きな効果を得られたとのことですが、今後の展望についてお聞かせいただけますか？

はい、今後は請求書の電子化にもDigital Signを活用していきたいと考えています。また、請求書や雇用契約の分野にも導入する計画です。特に請求書の電子化を進めることで、さらなる業務効率化を図りたいです。雇用契約に関しては、すでに一部で進めているところです。人材系の分野では有職者を多く抱えているため、雇用系の電子契約は引き続き進めていく予定です。

最後に一言

—ありがとうございました。今後の展開が楽しみです。Digital Signの導入によって、貴社の業務効率化がさらに進むことを期待しています。

こちらこそ、ありがとうございました。他の企業が電子契約導入による効果を最大限に活かし、スムーズな業務運営を実現できることを願っています。何かお手伝いできることがあれば、いつでもお気軽にご相談ください。